Memodifikasi Berkas dengan program pengolah data

BAB II

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi.
Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet.
Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini.

B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana cara menyalin data?

2.      Bagaiaman cara menghapus isi cell?

3.      Bagaiamana cara memindahkan data?

4.      Bagaiamana cara memformat data?

C.    TUJUAN

1.      Untuk mengetahui bagaimana cara menyalin data

2.      Utnuk mengetahui cara menghapus isi cell

3.      Bagaiamana cara memindahkan data

4.      Bagaiaman cara memformat lembar kerja

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Memodifikasi Berkas Dengan Program Pengolah Data

A.    Menyalin Data

Untuk menyalin data dari suatu range/sel ke range/sel lain dapat digunakan 3 cara, yaitu :

1.      Menggunakan drag

-          Aktifkan sel/range yang akan di copy

-          Letakan mouse pointer di sudut kanan bawah sehingga mouse pointer berubah menjadi tanda (+), kemudian drag ke lokasi yang di inginkan kemudian lepaskan tombol mouse, klik kanan lalu Copy

2.      Menggunakan menu

-          Aktifkan sel atau range yang akan di Copy

-          Pilih Ribbon Home

-          Klik Tab Ribbon Clipboard lalu pilih Copy

-          Pilih sel tujuan atau tempat hasil Copy kemudian klik Tab Ribbon Clipboard lalu pilih Paste

3.      Menggunakan keyboard

-          Aktifkan sel atau range yang akan di copy

-          Tekan Ctrl C

-          Kemudian Ctrl V

B.     Menghapus isi cell

Menggunakan tombol Del/Delete

-          Blok sel atau range yang akan di hapus isinya

-          Tekan tombol Del/Delete

Setelah di blok lalu tekan del pada keyboard

C.    Memindahkan Data

1.      Pertama buka lembar kerja yang sudah dibuat

2.      Lalu blok seluruh data yang ingin di pindahkan

3.      Kemudian tekan CTRL+C pada keyboard

4.      Lalu buka Microsoft Word lalu tekan CTRL+V pada keyboard

D.    Memformat Data

Dalam excel, data dapat kita tampilkan secara horizontal, vertical, maupun dalam bentuk orientasi. Perintah utnuk menampilkan data tersebut bisa dilakukan dengan dua cara yaitu melalui Tab Ribbon Merge & Center dan dari Tab Ribbon Format

Perhatikan tampilan berikut

1.      Menengahkan judul/ penggabungan kolom melalui Tab Ribbon Merge & Center\

-          Buka lah file sehingga tampilan seperti gambar di atas

-          Blok sel DAFTAR LAPORAN PENJUALAN kemudian klik Ribbon Home Merge & Center

Catatan : anda dapat melakukan langkah yang sama untuk penggabungan baris

2.      Menengahkan judul/ penggabungan kolom melalui Tab Ribbon Format

1.      blok sel yang akan digabungkan

2.      kemudian klik Riboon Home-Cells-Format

3.      lalu pilih Format Cell, lalu akan tampil kotak dialog berikut

Pilih format lalu format cell

Keterangan daftar dialog horizontal:

-          general            : Data label akan rata kiri sedangkan angka akan dapat rata kanan pada setiap sel, hal ini merupakan default excel

-          left                   : Data table  dan angka akan rata kiri pada setiap sel

-          right                 : Data label dan angka akan rata kanan pada setiap sel

-          center              : Data table dan angka akan rata tengah pada setiap sel

-          center across selection :Data label dan angka akan rata tengah pada setiap range yang di sorot.

-          full                   : Data label dan angka akan di cetak ulang selebar sel

-          justify               : Data akan rata kiri kanan pada kolom sel

Text Control :

-          Wrap text untuk menampilkan teks sesuai dengan lembar kolom

-           Shrink to fit untuk menyesuaikan ukuran text sesuai dengan lebar kolom

-          Marge Cells untuk menggabungkan baris & kolom

4.      Kemudian pilih Center Across Selection pada kotak horizontal

5.      Klik tombol OK

6.       Lakukan hal yang sama untuk judul kolom Total

3.      Membuat garis pembatas atau bingkai dari Tab Ribbon Border :

1.      Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang akan di beri bingkai

2.      Klik Ribbon Home-Font-Border

3.      Lalu pilih More Border atau dengan menekan tombol (Ctrl + 1) di keyboard, maka akan tampil kotak dialog berikut :

4.       Pada option Presets,pilih dan klik salah satu box :

-          None, di gunakan untuk menghapus seluruh garis pembatasan dan bingkai

-          Outline, di gunakan untuk membuat bingkai di sekeliling sel atau range

-          Inside, di gunakan untuk menempatkan garis di bagian dalam range

5.      Pada option Border, pilih dan klik garis pembatas yang di inginkan

6.      Pada Line style, pilih jenis garis yang di inginkan

7.       Pada tombol drop_downn Color, pilih dan klik warna garis yang di inginkan

8.      Klik tombol OK

4.      Membuat garis pembatas atau bingkai Melalui Tab Ribbon Format

1.      Blok sel yang akan di gabungkan

2.      Kemudian klik Ribbon Home-Cell Format

3.      Lalu pilih Format Cell, lalu akan tampil gambar  diatas

4.      Klik tab Fill

5.      Pada option Background Color, pilih warna yang sesuai

6.      Pada option Patter Color pilih jenis pola yang sesui (di kotak Sample tampil sesuai dengan patterns yang di pilih)

7.       Klik OK

5.      Membuat arsiran atau warna dari Tab Ribbon Border:

1.      Blok sell

2.      Klik Riboon-Home-Font-Fill Color  lalu pilih warna yang diinginkan

6.      Membuat arsiran atau warna dari Tab Ribbon Format:

1.      Blok  sell yang akan digabungkan

2.      Kemudian klik Ribbon Home-Cell-Format atau dengan menekan tombol (Ctrl+1) di keyboard

3.      Lalu pilih Format Cell, lalu akan tampil gambar seperti berikut

4.      Klik tab Fill

5.      Pada option Bagroud Color

Keterangan :

1   : Font (untuk merubah tampilan huruf)

2   : Font Size (Untuk merubah ukuran huruf)

3   : Bold (Untuk mencetak tebal)

4   : Italic (Untuk cetak miring)

5   : Underline (untuk member garis bawah)

6   : Left (Untuk rata kiri)

7   : Center (Untuk rata tengah)

8   : Right (Untuk rata kanan)

9   : Merge & Center (Untuk menggabungkan kolom)

10 : Currency (Untuk memberikan format mata uang)

11 : Percen Style (Untuk memberikan format persen)

12 : Comma Style (Untuk memberikan format koma)

13 : Increase Decimal (Untuk menambah angka di belakang koma)

14 : Decrease Decimal (Untuk mengurangi angka di belakang koma)

15 : Decrease Indent (Untuk memberikan jarak spasi ke kiri)

16 : Increase Inden (Untuk memberikan jarak spasi ke kanan)

17 : Borders (Untuk memberikan bingkai)

18 : Fill Color (Untuk merubah warna pada sel/range)

19 : Font Color (Untukmerubah warna huruf)

20 : Incriase Font Size (Untuk memperbesar huruf)

21 : Decrase Font  Size (Untuk memperkecil huruf)

22 :Top Align ( Untuk membuat text berada di atas)

23 : Midle Align (Untuk membuat text berada di tengah)

24 : Bottom Align (Untuk membuat text berada di bawah)

25 : Oreantation (Untuk mengatur posisi teks)

26 : Wrap Teks (Untuk menampilkan teks sesuai dengan lebar kolom)

27 : Number Format (Untuk memformat angka)

Format Tampilan Data Angka

            Kita dapat merubah tampilan data angka dengan menggunakan 2 cara yaitu menggunakan menu danToolbar Formatting. Untuk melatih format angkah ini, kemudian hitung kolom Total dengan rumus: Total=(Jumlah *Harga Satuan) – (Harga Satuan * Discount)

7.      Format tampilan angka

Data yang kita ketik kadang perlu di ubah tampilannya, misalnya dari angka 900000 menjadi 900.000,00. Caramengubah tampilan angka adalah sebagai berikut :

1.      Blok sel E6:F9

2.      Klik Ribbon Home –Cells-Format Cells / tekan tombol CTRL 1

3.      Klik Tab Number

4.      Pada kotak Category, Klik Number

5.      Pada kontak Decemal places ketik 2

6.      Klik Use 1000 Seperator (,) untuk menampilkan koma sebagai pemisah ribuan

7.      Pada kotak Negative numbers pilih format yang sesuai

8.      Klik OK

Cara menampilkan Simbol Rp. Di depan angka misalnya Rp.900.000,00.

-          Blol sel F6:F9

-          Klik Ribbon Home-Cells-Format Cells/tekan tombol CTRL1

-          Klik Tab Number

-          Pada Categori, klik Accounting

-          Pada kotak symbol, pilih Rp, Indonesia

-          Klik OK

Format penambahan Angkah di belakang koma

            Apa bila di inginkan menambah angka 0 di belakang desimal, anda dapat lakukan langkah-langkah di bawah ini :

-          Blok sel D6:D9

-          Kemudian klik Tab Ribbon (Increase Desimal) yang ada di Ribbon Home – Number sebanyak 2x untuk menambah 2 angka 0 sebanyak 2 buah

-          Jika angka desimal akan di kurangi maka klik Tab Ribbon (Decrease Decimal) yang ada di aribbon Home -anumber

8.Format tampilan data persen

-          Blok sel D6:D9

-          Kemudian klik Tab Ribbon % (Percent Style) yang ada di Ribbon Home – Number

Terdapat 12 pilihan kategori jenis angka antara lain :

KATEGORI	FORMAT
General	Umum (Contoh: 30)
Number Angka	(Contoh : 30,11.8)
Currencry Mata Uang	(Contoh : Rp.30.000)
Accounting Akuntansi/Keuangan	(Contoh : Rp.30.000)
Date Tanggal	(Contoh : 30/11/1983)
Time Waktu	(Contoh : 11:00:00)
Percentage Persentase	(Contoh : 30 %)
Fraction Pecahan	(Contoh : ¾, ½ )
Scientific Scientific	(Contoh : 3,E+01)
Text	Teks (Angka Akan Dianggap Sebagai Teks)
Special	Format Khusus
Custom	Format Dengan Pengaturan Pribadi Dan Manual

9.      Reposisi Lembar kerja dalam Buku Kerja

Untuk memindahkan lembar kerja dalam buku kerja:

·         Buka workbook yang berisi lembaran Anda ingin mengatur ulang

·         Klik dan tahan tab worksheet yang akan dipindahkan sampai panah muncul di sudut kiri lembar

·         Drag worksheet ke lokasi yang diinginkan

Masukkan dan Hapus worksheet

Untuk memasukkan worksheet

• Buka buku kerja
• Klik Insert tombol pada Sel sekelompok Depan tab
• Klik Insert Lembar

Untuk menghapus lembar kerja

• Buka buku kerja
• Klik Hapus tombol pada Sel sekelompok Depan tab
• Klik Hapus Lembar

Copy dan Paste Lembar kerja :

Untuk menyalin dan menempelkan lembar kerja:

• Klik tab lembar kerja yang akan disalin
• Klik kanan dan pilih Pindahkan atau Salin
• Pilih posisi yang diinginkan dari lembar
• Klik kotak centang di sebelah Buat Menyalin
• Klik OK

Setiap fasilitas pada suatu aplikasi meskipun sepele namun jika dimanfaatan dengan sebaik-baiknya dapat menghasilkan output dapat yang maksimal. salah satu fasilitas pada microsoft excel yang dianggap sepele namun powerfull adalah format Alignment. Format Alignment berfungsi untuk mengatur perataan data pada worksheet (lembar kerja) Microsoft Excel.

Untuk memformat perataan data pada sel dengan cepat, pilih sel atau range dan gunakan tombol Align Left, Center, atau Align Right.

BAB III

PENUTUP

1.      Kesimpulan

Dalam memodifikasi berkas dengan program pengolah data seperti menyalin,memindahkan,menghapus dan memformat data kita terlebih dahulu harus mempelajari langkah demi langkahnya dalam mengoprasikan program pengolah angka dan data ini, selanjutnya kita ikuti segala petunjuk atau intruksi yang telah diberikan.

Seperti halnya memodifikasi berkas bisa di lakukan dengan banyak berbagi cara bisa menggunakan langkah dengan menu yang tersedia bisa menggunakan menu keyboard.

Dan dalam mengoprasikan program pengolah angka ini sebaiknya user menguasai dalam menghafalkan rumus-rumus untuk mengoprasikan penjumlaha perkalian permbagian dan sebagainya.

2.      Saran

Untuk lebih baik lagi kedepannya bagi user yang ingin mengoprasikan program pengolah data mari belajar dari dasar terlebih dahulu, agar memudahkan untuk proses kedepannya dalam menjalankan program pengolah angka dan data ini, karena sebagai calon guru sangat penting sekali dapat menguasai program pengolah angka dan data atau disebut dengan miscrosoft excel.